Informativa sulla privacy

La presente Informativa sulla privacy descrive come vengono trattati i dati personali in relazione a Votinova, un servizio software (SaaS) di presentazioni interattive e votazione del pubblico in tempo reale, sviluppato e gestito da Atbion OÜ.

Atbion OÜ presta il servizio software direttamente ai propri clienti. Votinova non è un marketplace né un intermediario tra terzi. La Piattaforma consente a un presentatore di creare o importare presentazioni con domande interattive, condurle dal vivo e far rispondere in tempo reale un pubblico di partecipanti.

Il trattamento dei dati personali è disciplinato dal Regolamento generale sulla protezione dei dati (RGPD, Regolamento (UE) 2016/679) e dalla normativa estone in materia di protezione dei dati (Isikuandmete kaitse seadus). La presente Informativa si rivolge sia ai clienti che agiscono in qualità di imprese o professionisti (B2B) sia ai clienti che agiscono in qualità di consumatori (B2C), nonché ai partecipanti delle sessioni.

Per qualsiasi richiesta relativa al trattamento dei suoi dati personali o all'esercizio dei suoi diritti, può rivolgersi a privacy@votinova.com.

Ai fini della presente Informativa si applicano le definizioni del RGPD:

Inoltre, nella presente Informativa si utilizzano i seguenti termini del servizio: presentatore (cliente che conduce le sessioni), organizzazione (titolare dell'account multi-tenant e della fatturazione), partecipante (membro del pubblico che risponde), sessione (un evento dal vivo) e presentazione (l'insieme di diapositive e domande interattive).

In Votinova esistono due distinti rapporti di trattamento che devono essere chiaramente distinti.

3.1. Dati dell'account — Atbion OÜ come titolare del trattamento

Per quanto riguarda i dati dell'account del presentatore e dei membri dell'organizzazione, Atbion OÜ è il titolare del trattamento. Atbion OÜ determina le finalità e i mezzi del trattamento dei dati necessari per creare e gestire l'account, prestare il servizio al cliente, fatturare e garantire la sicurezza della Piattaforma.

3.2. Dati dei partecipanti — il cliente come titolare e Atbion OÜ come responsabile

Per quanto riguarda i dati personali trattati durante le sessioni condotte dal cliente (i dati del pubblico), il cliente o l'organizzazione è il titolare del trattamento e Atbion OÜ agisce in qualità di responsabile del trattamento, trattando tali dati per conto del cliente e secondo le sue istruzioni, ai sensi dell'articolo 28 del RGPD.

Il cliente decide quali dati raccogliere dal proprio pubblico —a seconda che configuri la modalità anonima, identificata o autenticata— ed è responsabile della liceità di tale trattamento nei confronti del proprio pubblico. Atbion OÜ fornisce l'Accordo sul trattamento dei dati (DPA) e le misure di sicurezza. Le condizioni di questo trattamento per conto del titolare sono dettagliate nell'Accordo sul trattamento dei dati.

Se è un partecipante di una sessione e desidera esercitare i suoi diritti sui dati trattati durante tale sessione, deve rivolgersi al cliente titolare (il presentatore o l'organizzazione che ha organizzato la sessione). Atbion OÜ, in qualità di responsabile, presterà al titolare l'assistenza ragionevole conformemente al DPA.

4.1. Dati dell'account (Atbion OÜ titolare)

4.2. Dati dei partecipanti (cliente titolare, Atbion OÜ responsabile)

Per impostazione predefinita, i partecipanti sono anonimi. La raccolta di nome o indirizzo di posta elettronica avviene solo quando il cliente titolare la configura espressamente per la propria sessione.

Il trattamento dei dati dell'account da parte di Atbion OÜ in qualità di titolare si basa sulle seguenti finalità e basi giuridiche di cui all'articolo 6 del RGPD:

Quando il trattamento si basa sul legittimo interesse, Atbion OÜ ha ponderato tale interesse rispetto ai diritti e alle libertà degli interessati. Quando si basa sul consenso, questo può essere revocato in qualsiasi momento, senza che ciò pregiudichi la liceità del trattamento precedente.

Per quanto riguarda i dati dei partecipanti, la base giuridica del trattamento è determinata dal cliente titolare della sessione, conformemente a quanto indicato nella sezione 3.2.

Per rilevare contenuti potenzialmente illeciti o inappropriati prima di mostrarli al pubblico, Votinova applica filtri automatici di moderazione dei contenuti:

• Le immagini (ad esempio, quelle caricate o utilizzate nelle domande a mappa di calore su immagini) vengono analizzate mediante AWS Rekognition.
• Il testo (ad esempio, le risposte aperte e le domande del pubblico) viene analizzato mediante AWS Comprehend.

Questi filtri automatici funzionano come un controllo preventivo assistito. La decisione finale spetta a una persona: il presentatore dispone di strumenti di revisione umana per moderare le domande del pubblico e le risposte prima della loro pubblicazione.

Questa moderazione non costituisce una decisione individuale automatizzata che produca effetti giuridici sulle persone o che incida in modo analogo significativamente sulla loro persona ai sensi dell'articolo 22 del RGPD. Si tratta di un filtro assistito soggetto a controllo umano.

Atbion OÜ si avvale di fornitori di servizi accuratamente selezionati che agiscono in qualità di responsabili o sub-responsabili del trattamento, o di titolari autonomi a seconda dei casi. Tutti i responsabili sono soggetti a obblighi contrattuali di riservatezza e sicurezza conformi all'articolo 28 del RGPD.

Atbion OÜ potrà comunicare dati personali ad autorità pubbliche quando sussista un obbligo legale di farlo.

I dati dell'account sono ospitati e trattati principalmente nell'Unione europea (infrastruttura nella regione UE di AWS e cluster di MongoDB Atlas nell'UE).

Determinati fornitori possono trattare dati personali al di fuori dello Spazio economico europeo, in particolare negli Stati Uniti. In tali casi, i trasferimenti sono coperti dai meccanismi previsti dal capo V del RGPD:

• Il Quadro sulla privacy dei dati UE-USA (Data Privacy Framework), quando il fornitore vi è certificato, in relazione a Stripe, Google, Apple e Firebase, a seconda dei casi.
• Le clausole contrattuali tipo approvate dalla Commissione europea, integrate con misure supplementari ove necessario, in relazione a Stripe, Sentry e Firebase, a seconda dei casi.

Può richiedere ulteriori informazioni sulle garanzie applicabili a tali trasferimenti scrivendo a privacy@votinova.com.

Quando i dati cessano di essere necessari per le finalità per le quali sono stati raccolti, vengono cancellati o anonimizzati in modo sicuro, salvo che la loro conservazione sia imposta da un obbligo legale.

Conformemente agli articoli da 15 a 22 del RGPD, gli interessati hanno il diritto di:

• Accedere ai propri dati personali.
• Rettificare i dati inesatti o incompleti.
• Richiedere la cancellazione dei propri dati.
• Richiedere la limitazione del trattamento.
• Ottenere la portabilità dei propri dati.
• Opporsi al trattamento basato sul legittimo interesse.
• Revocare il consenso prestato, in qualsiasi momento, senza effetti retroattivi.

Per esercitare tali diritti in relazione ai dati dell'account (trattamento di cui Atbion OÜ è titolare), può scrivere a privacy@votinova.com. Atbion OÜ risponderà alla sua richiesta entro un mese dal suo ricevimento, prorogabile di due mesi ulteriori quando la complessità o il numero di richieste lo giustifichino, nel qual caso sarà informato della proroga.

Se la sua richiesta riguarda dati dei partecipanti trattati durante una sessione, il titolare del trattamento è il cliente che ha organizzato la sessione; dovrà rivolgersi a tale cliente per esercitare i suoi diritti. Atbion OÜ, in qualità di responsabile, presterà l'assistenza ragionevole richiesta dal titolare.

Se ritiene che il trattamento dei suoi dati non sia conforme alla normativa, ha il diritto di presentare un reclamo all'autorità di controllo competente (vedere la sezione 15).

La Piattaforma utilizza cookie e meccanismi di archiviazione equivalenti. Le informazioni dettagliate sui cookie utilizzati, sulle loro finalità, sui loro periodi e sulla gestione del consenso figurano nella Politica sui cookie.

Atbion OÜ applica misure tecniche e organizzative appropriate per proteggere i dati personali, conformemente all'articolo 32 del RGPD. Tra le altre, le password sono conservate cifrate mediante la funzione di derivazione delle chiavi Argon2, le comunicazioni sono cifrate in transito mediante TLS e i dati sono ospitati su infrastruttura ubicata nella regione UE.

Il dettaglio delle misure di sicurezza figura negli Standard di sicurezza.

La Piattaforma non si rivolge ai minori in qualità di titolari di account. Atbion OÜ non raccoglie consapevolmente dati di minori per la creazione di account di presentatore.

Quando un pubblico includa minori, spetta al cliente titolare della sessione garantire la liceità del trattamento dei dati dei partecipanti minori, inclusa l'acquisizione del consenso dei titolari della responsabilità genitoriale ove opportuno, conformemente alla legislazione applicabile.

Atbion OÜ si riserva il diritto di modificare la presente Informativa sulla privacy. Le modifiche sostanziali saranno notificate con un ragionevole preavviso mediante la loro pubblicazione sulla Piattaforma e, ove opportuno, via posta elettronica. La versione vigente sarà sempre quella pubblicata su https://votinova.com/legal/privacy-policy, con indicazione della sua data di entrata in vigore.