Informativa sulla risoluzione delle controversie

1.1. La presente Informativa sulla risoluzione delle controversie (l'"Informativa") descrive i meccanismi disponibili per risolvere qualsiasi controversia, reclamo o disaccordo (una "Controversia") che sorga tra il Cliente e Atbion OÜ in relazione a Votinova (la "Piattaforma"), alla sua sottoscrizione, al suo utilizzo o all'interpretazione dei documenti legali che la disciplinano.

1.2. La Piattaforma è fornita da Atbion OÜ, società a responsabilità limitata (Osaühing) costituita ai sensi del diritto estone, con codice di registro 16890390, numero di partita IVA EE102728154 e sede legale in Ahtri tn 12, Kesklinna linnaosa, Tallinn 15551, Harju maakond, Estonia ("Atbion", "noi").

1.3. La presente Informativa si applica sia ai Clienti che agiscono in qualità di imprese o professionisti ("B2B") sia a quelli che agiscono in qualità di consumatori ("B2C"). Qualora una disposizione si applichi unicamente a uno di questi gruppi, ciò sarà indicato espressamente.

1.4. Votinova è un servizio software fornito direttamente da Atbion OÜ ai propri Clienti. La Piattaforma non è un marketplace né un intermediario tra terzi. Di conseguenza, la presente Informativa disciplina esclusivamente le Controversie tra il Cliente e Atbion OÜ e non contempla controversie tra utenti diversi né tra i Partecipanti di una sessione.

1.5. I diritti inderogabili riconosciuti ai consumatori dal Diritto dell'Unione Europea e dalla legislazione del loro paese di residenza abituale prevalgono su qualsiasi disposizione della presente Informativa che potesse contraddirli. Nulla nella presente Informativa limita il diritto del consumatore di rivolgersi alle autorità competenti né ai tribunali.

2.1. Atbion OÜ si adopera per risolvere in modo amichevole, rapido e senza formalità qualsiasi Controversia. Come primo passo, invitiamo il Cliente a mettersi in contatto con noi prima di avviare qualsiasi procedimento formale o giudiziario.

2.2. Il canale di contatto diretto è:

• Assistenza generale e supporto: hello@atbion.com
• Questioni legali: legal@votinova.com

2.3. Nel contattarci, vi preghiamo di descrivere con chiarezza il motivo della Controversia, di fornire i dati del vostro account o della vostra Organizzazione e, nella misura del possibile, la documentazione di supporto. Diamo seguito alle comunicazioni nella lingua del Cliente quando ciò sia ragionevolmente possibile.

2.4. La grande maggioranza delle questioni si risolve in questa fase di dialogo diretto. Il ricorso a questo canale non priva il Cliente di alcuno dei suoi diritti né delle vie descritte nelle clausole seguenti.

3.1. Qualora la via amichevole non risolva la Controversia, il Cliente può presentare un reclamo formale indirizzato a legal@votinova.com oppure, per iscritto, alla sede legale indicata nella clausola 1.2.

3.2. Per agevolarne la trattazione, il reclamo dovrebbe includere:

• I dati identificativi del Cliente e della sua Organizzazione o account.
• Una descrizione chiara dei fatti e dell'oggetto del reclamo.
• La soluzione o il risarcimento richiesto.
• La documentazione o le prove che il Cliente ritenga pertinenti.
• Un indirizzo e-mail o di contatto per la risposta.

3.3. Atbion OÜ invierà una conferma di ricezione del reclamo senza indebito ritardo, di norma entro cinque (5) giorni lavorativi dalla sua ricezione.

3.4. Atbion OÜ esaminerà il reclamo in modo diligente e imparziale e fornirà una risposta motivata entro un termine ragionevole, che in linea generale non supererà i trenta (30) giorni di calendario dalla conferma di ricezione. Qualora la complessità della questione richieda un termine maggiore, il Cliente sarà informato del ritardo e della sua causa.

4.1. Qualora il Cliente non sia soddisfatto della risposta al suo reclamo formale, può richiederne il riesame interno.

4.2. Il riesame interno sarà effettuato da personale di Atbion OÜ diverso da quello che è intervenuto nella decisione iniziale, al fine di garantire un esame obiettivo e imparziale della Controversia.

4.3. L'esito del riesame interno sarà comunicato al Cliente per iscritto, in modo motivato, entro un termine ragionevole. Questa fase non costituisce requisito preliminare affinché il Cliente eserciti le vie di risoluzione alternativa o giudiziaria che gli spettino.

5.1. La presente clausola si applica unicamente ai Clienti che agiscono in qualità di consumatori (B2C).

5.2. Qualora, dopo aver esaurito le vie precedenti, la Controversia non si risolva, il consumatore può ricorrere a un organismo nazionale di risoluzione alternativa delle controversie (ADR) competente nel suo paese di residenza abituale. Il ricorso all'ADR è volontario e non priva il consumatore del suo diritto di rivolgersi ai tribunali.

5.3. Per i consumatori residenti in Estonia, l'autorità di protezione dei consumatori è la Tarbijakaitse ja Tehnilise Järelevalve Amet (TTJA) — Endla 10A, Tallinn, Estonia — https://www.ttja.ee — alla quale il consumatore può rivolgere richieste e reclami in materia di consumo.

5.4. Piattaforma europea di risoluzione delle controversie online (ODR): la piattaforma ODR della Commissione Europea, istituita ai sensi del Regolamento (UE) 524/2013, ha cessato di essere operativa. Tale regolamento è stato abrogato dal Regolamento (UE) 2024/3228, con effetto a partire dal 20 luglio 2025. Di conseguenza, non è più possibile presentare reclami attraverso la precedente piattaforma ODR europea. I consumatori conservano integralmente il loro diritto di ricorrere agli organismi nazionali di ADR e ai tribunali competenti.

6.1. Su base volontaria e di comune accordo, le parti possono sottoporre una Controversia a mediazione prima o in luogo del ricorso alla via giudiziaria. Questa opzione risulta particolarmente adeguata per le Controversie tra Atbion OÜ e Clienti imprese o professionisti (B2B).

6.2. La mediazione si svolgerà dinanzi a un'istituzione di mediazione riconosciuta in Estonia o nell'Unione Europea, conformemente al suo regolamento, nella lingua concordata dalle parti e, in mancanza di accordo, in inglese.

6.3. Il ricorso alla mediazione non costituisce una rinuncia al diritto di alcuna delle parti di rivolgersi ai tribunali, né sospende i termini di legge salvo che la normativa applicabile disponga diversamente. I costi della mediazione saranno ripartiti conformemente a quanto concordato dalle parti o, in mancanza, secondo il regolamento dell'istituzione di mediazione.

7.1. Clienti imprese o professionisti (B2B). Per i Clienti che agiscono in qualità di impresa o professionista, qualsiasi Controversia che non si risolva tramite le vie precedenti sarà sottoposta alla giurisdizione esclusiva dei tribunali di Tallinn, Estonia (Harju Maakohus), fatte salve le norme sulla competenza del Regolamento (UE) 1215/2012 (Bruxelles I bis).

7.2. Clienti consumatori (B2C). Per i Clienti che agiscono in qualità di consumatori, quanto sopra non li priva della competenza dei tribunali del loro paese di residenza abituale né della tutela delle disposizioni inderogabili di tale paese, conformemente al Diritto dell'Unione Europea. Il consumatore può esercitare le proprie azioni dinanzi ai tribunali che gli siano riconosciuti da tale normativa.

8.1. I rapporti tra il Cliente e Atbion OÜ, nonché la presente Informativa, sono disciplinati dal diritto estone e, per quanto applicabile, dal Diritto dell'Unione Europea.

8.2. Per i Clienti consumatori, la scelta del diritto estone non priva il consumatore della tutela garantita dalle disposizioni inderogabili della legge del paese in cui ha la propria residenza abituale, conformemente al Regolamento (CE) 593/2008 (Roma I) e alla normativa di protezione dei consumatori.

9.1. Le parti si impegnano ad agire in buona fede e a collaborare in modo ragionevole nella risoluzione di qualsiasi Controversia, fornendo le informazioni e la documentazione necessarie e rispondendo alle comunicazioni entro termini ragionevoli.

9.2. Il ricorso ai meccanismi amichevoli, di reclamo formale, di escalation interna o di mediazione descritti nella presente Informativa non sospende né interrompe i termini di prescrizione o decadenza stabiliti dalla legge applicabile, salvo che tale legge disponga diversamente. Si raccomanda al Cliente di vigilare sul rispetto dei termini di legge applicabili alle sue eventuali azioni.

10.1. Atbion OÜ conserva i registri relativi alle Controversie (comunicazioni, reclami, documentazione fornita e decisioni) per il tempo necessario alla loro trattazione, all'adempimento dei propri obblighi di legge e alla difesa di eventuali azioni.

10.2. Il trattamento dei dati personali contenuti in tali registri è disciplinato dalla Informativa sulla privacy, che dettaglia le basi giuridiche, i termini di conservazione e i diritti degli interessati.