Politique de confidentialité

La présente Politique de confidentialité décrit la manière dont sont traitées les données personnelles en relation avec Votinova, un service de logiciel (SaaS) de présentations interactives et de vote de l'audience en temps réel, développé et exploité par Atbion OÜ.

Atbion OÜ fournit le service de logiciel directement à ses clients. Votinova n'est ni une place de marché ni un intermédiaire entre des tiers. La Plateforme permet à un présentateur de créer ou d'importer des présentations comportant des questions interactives, de les diriger en direct et de permettre à une audience de participants de répondre en temps réel.

Le traitement des données personnelles est régi par le Règlement général sur la protection des données (RGPD, Règlement (UE) 2016/679) et la réglementation estonienne en matière de protection des données (Isikuandmete kaitse seadus). La présente Politique s'adresse aussi bien aux clients agissant en tant qu'entreprises ou professionnels (B2B) qu'aux clients agissant en tant que consommateurs (B2C), ainsi qu'aux participants des sessions.

Pour toute question relative au traitement de vos données personnelles ou à l'exercice de vos droits, vous pouvez vous adresser à privacy@votinova.com.

Aux fins de la présente Politique, les définitions du RGPD s'appliquent :

En outre, la présente Politique emploie les termes suivants propres au service : présentateur (client qui dirige les sessions), organisation (titulaire du compte multi-locataire et de la facturation), participant (membre de l'audience qui répond), session (un événement en direct) et présentation (l'ensemble des diapositives et des questions interactives).

Au sein de Votinova, il existe deux relations de traitement distinctes qui doivent être clairement différenciées.

3.1. Données de compte — Atbion OÜ en tant que responsable du traitement

S'agissant des données de compte du présentateur et des membres de l'organisation, Atbion OÜ est le responsable du traitement. Atbion OÜ détermine les finalités et les moyens du traitement des données nécessaires à la création et à la gestion du compte, à la fourniture du service au client, à la facturation et à la garantie de la sécurité de la Plateforme.

3.2. Données des participants — le client en tant que responsable et Atbion OÜ en tant que sous-traitant

S'agissant des données personnelles traitées au cours des sessions dirigées par le client (les données de l'audience), le client ou l'organisation est le responsable du traitement et Atbion OÜ agit en tant que sous-traitant, traitant ces données pour le compte du client et conformément à ses instructions, dans les conditions prévues à l'article 28 du RGPD.

Le client décide des données qu'il collecte auprès de son audience — selon qu'il configure le mode anonyme, identifié ou authentifié — et il est responsable de la licéité de ce traitement à l'égard de son audience. Atbion OÜ fournit l'Accord de traitement des données (DPA) et les mesures de sécurité. Les conditions de ce traitement en sous-traitance sont détaillées dans l'Accord de traitement des données.

Si vous êtes participant à une session et que vous souhaitez exercer vos droits sur les données traitées au cours de cette session, vous devez vous adresser au client responsable du traitement (le présentateur ou l'organisation ayant organisé la session). Atbion OÜ, en tant que sous-traitant, prêtera au responsable du traitement l'assistance raisonnable conformément au DPA.

4.1. Données de compte (Atbion OÜ responsable du traitement)

4.2. Données des participants (client responsable du traitement, Atbion OÜ sous-traitant)

Par défaut, les participants sont anonymes. La collecte du nom ou du courrier électronique n'a lieu que lorsque le client responsable du traitement le configure expressément pour sa session.

Le traitement des données de compte par Atbion OÜ en tant que responsable du traitement repose sur les finalités et les bases juridiques suivantes de l'article 6 du RGPD :

Lorsque le traitement repose sur l'intérêt légitime, Atbion OÜ a mis en balance cet intérêt avec les droits et libertés des personnes concernées. Lorsqu'il repose sur le consentement, celui-ci peut être retiré à tout moment, sans que cela n'affecte la licéité du traitement antérieur.

S'agissant des données des participants, la base juridique du traitement est déterminée par le client responsable de la session, conformément aux indications de la section 3.2.

Afin de détecter les contenus potentiellement illicites ou inappropriés avant de les montrer à l'audience, Votinova applique des filtres automatiques de modération du contenu :

• Les images (par exemple, celles qui sont téléversées ou utilisées dans les questions de carte de chaleur sur images) sont analysées au moyen d'AWS Rekognition.
• Le texte (par exemple, les réponses ouvertes et les questions du public) est analysé au moyen d'AWS Comprehend.

Ces filtres automatiques fonctionnent comme un contrôle préalable assisté. La décision finale appartient à une personne : le présentateur dispose d'outils de révision humaine pour modérer les questions du public et les réponses avant leur publication.

Cette modération ne constitue pas une décision individuelle automatisée produisant des effets juridiques à l'égard des personnes ou les affectant de manière significative de façon similaire au sens de l'article 22 du RGPD. Il s'agit d'un filtre assisté soumis à un contrôle humain.

Atbion OÜ a recours à des prestataires de services soigneusement sélectionnés qui agissent en tant que sous-traitants ou sous-traitants ultérieurs, ou en tant que responsables du traitement indépendants selon le cas. Tous les sous-traitants sont soumis à des obligations contractuelles de confidentialité et de sécurité conformes à l'article 28 du RGPD.

Atbion OÜ pourra communiquer des données personnelles aux autorités publiques lorsqu'il existe une obligation légale de le faire.

Les données de compte sont hébergées et traitées principalement au sein de l'Union européenne (infrastructure en région UE d'AWS et cluster de MongoDB Atlas dans l'UE).

Certains prestataires peuvent traiter des données personnelles en dehors de l'Espace économique européen, en particulier aux États-Unis. Dans ces cas, les transferts sont encadrés par les mécanismes prévus au chapitre V du RGPD :

• Le cadre de protection des données UE-États-Unis (Data Privacy Framework), lorsque le prestataire y est certifié, en ce qui concerne Stripe, Google, Apple et Firebase, selon le cas.
• Les clauses contractuelles types approuvées par la Commission européenne, complétées par des mesures supplémentaires lorsque cela est nécessaire, en ce qui concerne Stripe, Sentry et Firebase, selon le cas.

Vous pouvez demander des informations complémentaires sur les garanties applicables à ces transferts en écrivant à privacy@votinova.com.

Lorsque les données ne sont plus nécessaires aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées, elles sont supprimées ou anonymisées de manière sécurisée, sauf si leur conservation est imposée par une obligation légale.

Conformément aux articles 15 à 22 du RGPD, les personnes concernées ont le droit de :

• Accéder à leurs données personnelles.
• Rectifier les données inexactes ou incomplètes.
• Demander la suppression de leurs données.
• Demander la limitation du traitement.
• Obtenir la portabilité de leurs données.
• S'opposer au traitement fondé sur l'intérêt légitime.
• Retirer le consentement donné, à tout moment, sans effet rétroactif.

Pour exercer ces droits à l'égard des données de compte (traitement dont Atbion OÜ est responsable), vous pouvez écrire à privacy@votinova.com. Atbion OÜ répondra à votre demande dans un délai d'un mois à compter de sa réception, prorogeable de deux mois supplémentaires lorsque la complexité ou le nombre de demandes le justifie, auquel cas vous serez informé de la prorogation.

Si votre demande concerne des données de participants traitées au cours d'une session, le responsable du traitement est le client ayant organisé la session ; vous devrez vous adresser à ce client pour exercer vos droits. Atbion OÜ, en tant que sous-traitant, prêtera l'assistance raisonnable requise par le responsable du traitement.

Si vous estimez que le traitement de vos données n'est pas conforme à la réglementation, vous avez le droit d'introduire une réclamation auprès de l'autorité de contrôle compétente (voir la section 15).

La Plateforme utilise des cookies et des mécanismes de stockage équivalents. Les informations détaillées sur les cookies utilisés, leurs finalités, leurs durées et la gestion du consentement figurent dans la Politique de cookies.

Atbion OÜ applique des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les données personnelles, conformément à l'article 32 du RGPD. Entre autres, les mots de passe sont conservés chiffrés au moyen de la fonction de dérivation de clé Argon2, les communications sont chiffrées en transit au moyen de TLS et les données sont hébergées sur une infrastructure située en région UE.

Le détail des mesures de sécurité figure dans les Standards de sécurité.

La Plateforme ne s'adresse pas aux personnes mineures en tant que titulaires de compte. Atbion OÜ ne collecte pas sciemment de données de mineurs aux fins de la création de comptes de présentateur.

Lorsqu'une audience comprend des personnes mineures, il appartient au client responsable de la session de garantir la licéité du traitement des données des participants mineurs, y compris l'obtention du consentement des titulaires de l'autorité parentale lorsque cela est pertinent, conformément à la législation applicable.

Atbion OÜ se réserve le droit de modifier la présente Politique de confidentialité. Les changements substantiels seront notifiés moyennant un préavis raisonnable par leur publication sur la Plateforme et, le cas échéant, par courrier électronique. La version en vigueur sera toujours celle publiée sur https://votinova.com/legal/privacy-policy, avec l'indication de sa date d'entrée en vigueur.